Перевод — это обширный процесс, который может принимать различные формы, такие как локализация и транскрипция. Однако общим элементом всех процессов перевода является обмен документами. Поэтому компании и частные лица должны иметь руководство по управлению документами и стратегии перевода.
Правильное управление документами обеспечивает бесперебойное выполнение переводческих проектов. Поэтому переводческие агентства должны внедрять систему управления документами для организации своей деятельности. Этот процесс также важен для компаний, заказывающих массовые переводы.
К счастью, здесь вы можете узнать все о системах управления переводом!
Содержание
Понимание управления документами
Многие люди слышат термин «управление документами», но не до конца понимают его значение, что вызывает различные вопросы о том, как оно работает. Поэтому в этом разделе мы подробно рассмотрим эту концепцию.
Что такое управление документами?
Управление документами контролирует поток информации внутри организации. Эти практики также помогают в хранении информации, определяя, какие документы сотрудники должны хранить, а какие — удалять.
Управление документами также упрощает процесс поиска документов, оптимизируя задачи за счет автоматизации. Таким образом, оно исключает повторяющиеся ручные действия, делая работу более быстрой и эффективной.
Управление документами полезно в любой крупной организации, которая работает с сертификатами и документацией. Например, переводческие компании работают с документами людей, компаний, а иногда даже правительств. Поэтому они должны применять руководство по управлению документами, чтобы беспрепятственно ориентироваться в проектах и управлять ими.
Кроме того, глобальные компании и транснациональные или многонациональные корпорации, использующие множество переводов, нуждаются в управлении документами. Их переводы объемны и со временем могут потребовать проверки и редактирования.
8 компонентов системы управления документами
Система управления документами (DMS) состоит из нескольких компонентов. Сочетание всех этих функций обеспечивает работоспособность процедур управления документами.
Вот восемь основных компонентов функциональной системы управления документами:
- Сбор данных: включает в себя различные формы сбора цифровых и ручных данных, а также их объединение с помощью программного обеспечения.
- Хранение: Безопасное хранение информации с помощью центрального хранилища документов, такого как облачные системы. Важно защищать данные и сохранять конфиденциальность.
- Отслеживание: этот процесс включает в себя регистрацию различных версий документов и контроль доступа к ним.
- Индексирование и определение местоположения: DMS использует теги метаданных для определения местоположения и идентификации файлов на серверах, упрощая процесс поиска и извлечения.
- Совместная работа: этот процесс позволяет командам одновременно работать над документами, обеспечивая плавный переход рабочего процесса.
- Интеграция: связывание различных приложений для эффективной обработки информации и оптимизации процессов перевода.
- Соблюдение нормативных требований: Хорошая система управления документами гарантирует, что все документы, предназначенные для определенных аудиторий, соответствуют нормативным требованиям их регионов.
- Распределение документов и права пользователей: этот компонент включает в себя системы отправки данных в режиме онлайн, авторизации пользователей и контроля доступа.
Поэтому перед использованием любой системы управления документами убедитесь, что эти функции доступны.
Важность перевода в процессе управления документами
Управление документами очень важно в бюро переводов. На первый взгляд, перевод — это преобразование слов из одного языка в другой. Однако для обеспечения беспрепятственной коммуникации переводчики должны также управлять документами.
Давайте разберемся, как управление документами способствует развитию перевода.
Изучение роли управления документами в переводе
Материалы для перевода включают текстовые документы, цифровые документы, изображения и символы. Большинство клиентов сканируют документы и отправляют их переводчикам в цифровом формате. Используя системы интеграции, переводчики компилируют эти документы и надежно хранят их в репозитории.
Таким образом, переводчики могут легко находить документы для создания идеальных переводов. Они также могут находить различные версии истории изменений в случае редактирования с помощью метатегов. Система управления документами позволяет руководителю контролировать поток данных и доступ к ним.
Эта система также позволяет менеджеру проекта по переводу отслеживать движение информации внутри команд до тех пор, пока она не достигнет владельца. Хотя ручное управление мелкими данными возможно, отслеживать растущие объемы может быть сложно. В результате можно легко перепутать документы, что приведет к снижению уровня обслуживания клиентов.
Система управления документами необходима переводческому агентству для поддержания высоких стандартов. Однако, помимо координации деятельности, переводческие агентства могут также использовать DMS для контроля цифрового контента для клиентов.
Например, трансграничные компании и организации, которым требуются услуги по локализации, должны собирать, хранить и отслеживать данные. В качестве расширения услуг по локализации и переводу поставщики услуг могут помогать компаниям в управлении их данными.
7 преимуществ системы управления переводами
Люди все чаще используют системы управления документами из-за их преимуществ. Вот семь преимуществ систем управления документами и переводами:
- Он улучшает рабочий процесс благодаря системам баз данных и глоссариям, в которых хранятся переведенные фразы, что позволяет предоставлять услуги срочного перевода.
- Управление документами обеспечивает точную и бесперебойную коммуникацию за счет надлежащего хранения информации и удобного доступа к ней.
- Управление документами автоматизирует рабочий процесс, экономит время, сокращает расходы и улучшает результаты работы.
- Системы управления документами объединяют инструменты распределения, что упрощает обмен файлами между переводчиками, редакторами и менеджерами проектов в любом месте и в любое время.
- Этот процесс способствует контролю качества, обеспечивая соответствие переводов законодательным и нормативным актам разных стран.
- Системы управления документами шифруют данные, обеспечивая безопасность отправки и получения конфиденциальных документов через Интернет.
- Вероятность потери данных снижается, поскольку система сохраняет все версии перевода по мере их редактирования переводчиками.
Благодаря всему этому переводы выполняются быстро, точно и в соответствии с высокими стандартами. Помимо деловых переводов, DMS можно также применять для технических руководств, медицинских отчетов, финансовых документов и юридических переводов. Список бесконечен, поэтому во всех областях перевода управление документами имеет первостепенное значение.
3 лучших практики использования руководства по управлению документами и стратегий перевода
Если вы возглавляете организацию, которая нуждается в услугах локализации или массовых переводах на иностранные языки, рекомендуется приобрести услуги по управлению документами. Но чтобы максимально эффективно их использовать, необходимо изучить передовые методы их применения.
Ниже приведены три метода, которые можно применять с помощью системы управления документами. Давайте узнаем, какие именно.
1. Организация исходного и целевого документов
Когда речь идет только о переводе, клиенты обращаются к поставщикам услуг и объясняют свои потребности. После получения ценового предложения они отправляют документ на перевод, заверение, локализацию или нотариальное заверение.
Однако управление документами масштабирует регулярные действия за счет внедрения различных технологий, таких как календари планирования контента. Без правильно организованного исходного документа перевод будет неточным.
Кроме того, когда имеется несколько исходных документов, переводчик может смешать их или перевести некорректно. Поэтому важно иметь систему, которая систематизирует данные, поступающие от клиентов. Хорошо организованные документы практически не создают риска ошибок и неточностей.
Система также систематизирует переведенные документы перед отправкой агентством. Таким образом, правильная организация упрощает отслеживание, поиск, идентификацию, распределение и сортировку файлов.
2. Сохраняйте единообразие перевода
В процессе перевода система управления документами помогает сохранить тон, стиль и лексику в переводах. DMS помогает переводчику соблюдать стилевые руководства, которые включают форматирование, дизайн и макет, для достижения единообразного внешнего вида.
Кроме того, наличие глоссариев упрощает воспроизведение контекста документов, поскольку можно быстро обратиться к ним. Таким образом, легко использовать соответствующую терминологию в точном контексте.
3. Применяйте меры по обеспечению конфиденциальности и безопасности данных
Системы управления документами соблюдают законы о защите данных в рамках нормативно-правового соответствия.
Например, переводческие агентства шифруют данные и используют безопасные платформы, чтобы ограничить количество нарушений.
Они также подписывают соглашения о конфиденциальности и соблюдают законы о соответствии, когда это необходимо. Например, медицинские переводы должны соответствовать Закону о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA), который предписывает обеспечение информационной безопасности.
Как технологии помогают системам управления документами при переводе
Различные технологии лежат в основе систем перевода и управления документами. С развитием технологий перевод становится более плавным, а управление переведенными документами — проще и быстрее.
Например, машинный перевод становится все более популярным благодаря применению систем искусственного интеллекта и обработки естественного языка. Эти технологии совершенствуют машинные переводы, повышая их точность и придавая им естественный, похожий на человеческий тон.
Переводчики используют машинный перевод для получения первоначальных черновых вариантов объемных работ, а затем проверяют их. Еще одной важной технологией является компьютерный перевод (CAT). Эта технология предоставляет переводческую память, в которой хранятся и предоставляются ранее переведенные фразы, слоганы и предложения.
Некоторые CAT-инструменты также сегментируют переводы, тем самым улучшая читаемость. Оптическое распознавание символов (OCR) также является очень полезной системой ввода данных для переводчиков. С помощью программного обеспечения OCR можно конвертировать изображения или документы в читаемый текст.
Таким образом, если клиент отправляет документ для изменения, переводчику не нужно вводить текст заново. Вместо этого переводчик может быстро преобразовать изображение в текстовый формат с помощью инструмента OCR. Таким образом, это обеспечивает простой способ оцифровки документов на нескольких языках.
Благодаря технологиям различные платформы могут интегрироваться, что приводит к бесперебойной работе. Системы управления контентом позволяют пользователям создавать, публиковать и обновлять контент веб-сайта на нескольких языках.
Кроме того, управление документами в процессе перевода позволяет интегрировать полезные офисные инструменты, такие как Microsoft Suite, Dropbox и Google Workspace. Такая интеграция способствует сотрудничеству между членами команды, поскольку все они могут легко получить доступ к файлам, независимо от местоположения.
Даже процесс проверки и редактирования документов теперь упрощен. Существуют веб-инструменты, с помощью которых профессионалы могут загружать свои документы для проверки на наличие ошибок и грамматических неточностей.
Некоторые инструменты могут даже выявлять неправильное использование терминологии. Таким образом, внедрение технологических систем сокращает расходы, повышает эффективность процессов и увеличивает скорость, тем самым сокращая время выполнения заказов.
Внедрение системы управления документами и переводами
Система управления переводами не является статичной. Вы можете выбрать компоненты, которые являются для вас наиболее важными. Кроме того, выбор платформ или приложений для интеграции зависит от ваших предпочтений.
Итак, выбор и настройка инструментов для управления документами и переводами составляют вашу стратегию. Но прежде чем формулировать стратегию, вы должны поставить перед собой цели. На основе этих целей вы можете определить свои задачи и то, что необходимо для их достижения.
Затем необходимо выбрать подходящие инструменты, которые помогут удовлетворить эти потребности. Например, компании, которой требуется помощь в публикации и обновлении информации, нужна система управления контентом.
Поскольку существует несколько таких систем, необходимо выбрать лучшую. После подбора оптимального набора систем и инструментов проектные группы должны научиться ими пользоваться. Поэтому обязательно нужно проводить тренинги и информационно-просветительские мероприятия, иначе качество результатов будет оставаться низким.
Когда сотрудники научатся использовать технологии, они смогут проводить мозговые штурмы по разработке и улучшению существующей стратегии. Это, несомненно, приведет к лучшим результатам в области обычных и заверенных переводов во всех сферах.
Таким образом, помимо доступа к правильной технологии, необходимо правильно ее использовать, чтобы повысить качество глобальной коммуникации посредством перевода документов. Поэтому, прежде чем нанимать переводческую компанию, рассмотрите, как она использует руководство по управлению документами и стратегии перевода.
Это в ваших интересах, так как вы будете уверены в качестве полученного перевода. Вы можете задаться вопросом, может ли одно агентство обеспечить безупречный перевод, заверение, нотариальное заверение, локализацию и управление контентом. Это возможно, потому что именно этим мы и занимаемся в Rapid Translate.
Наша система управления переводами объединяет в себе лучшие инструменты для управления документами. Кроме того, наши переводчики обладают навыками и опытом использования технологических ресурсов для обеспечения наилучшего качества переводов.
Так что разместите свой заказ, чтобы получить перевод корпоративных документов на иностранные языки самого высокого качества уже сегодня!
